PDF와 Word의 차이점은? 언제 무엇을 써야 할까

결론

Word는 쓰고 고치기 위한 형식이고, PDF는 보여주고 전달하기 위한 형식입니다. 문서가 아직 수정 중이면 Word가 좋고, 내용이 확정되어 레이아웃을 유지해야 한다면 PDF가 좋습니다.

Word가 좋은 경우

보고서 초안, 계약서 검토본, 회의록, 템플릿 문서처럼 내용을 계속 바꿀 가능성이 있는 문서는 Word가 편합니다. 댓글과 변경 내용 추적을 통한 협업에도 적합합니다.

다만 글꼴, 프로그램 버전, 운영체제에 따라 레이아웃이 바뀔 수 있습니다.

PDF가 좋은 경우

이력서, 최종 계약서, 청구서, 설명서, 스캔 문서처럼 상대방이 같은 모양으로 보아야 하는 문서는 PDF가 적합합니다. 인쇄와 보관에도 좋습니다.

실용적인 사용법

작성과 수정은 Word로 하고, 제출과 공유는 PDF로 내보내는 방식이 가장 안정적입니다. 원본 파일을 보관하면 나중에 다시 수정하기도 쉽습니다.

정리

둘 중 하나가 항상 더 좋은 것은 아닙니다. 문서가 어느 단계에 있는지에 따라 선택하면 됩니다. 초안은 Word, 최종본은 PDF가 기본입니다.

헷갈릴 때의 기준

상대방이 수정해야 한다면 Word, 그대로 확인하면 된다면 PDF라고 생각하면 쉽습니다. 예를 들어 내부 검토에는 Word가 좋고, 고객에게 보내는 최종본에는 PDF가 자연스럽습니다.

둘 다 보관하는 것이 안전합니다

최종본을 PDF로 만든 뒤 Word 원본을 삭제하는 경우가 있는데, 권장하지 않습니다. 나중에 날짜, 금액, 담당자명만 조금 바꾸고 싶을 때 PDF만 있으면 수정이 번거롭습니다. 원본은 보관하고 PDF는 제출용으로 사용하는 것이 실무적으로 편합니다.

변환 후 확인

Word를 PDF로 변환한 뒤에는 페이지 수, 줄바꿈, 이미지 위치, 표가 깨지지 않았는지 확인하세요. 계약서나 신청서에서는 한 페이지가 밀리는 것만으로도 문서 품질이 떨어질 수 있습니다.