PDFとWordの違いは？どちらを使うべき？

結論

Wordは「書く・直す」ための形式、PDFは「見せる・渡す」ための形式です。文書がまだ編集中ならWord、内容が確定してレイアウトを固定したいならPDFが向いています。

Wordが向いている場面

報告書の下書き、契約書の修正、会議メモ、テンプレート文書など、内容を変更する可能性があるものはWordが便利です。コメントや変更履歴を使った共同作業にも向いています。

ただし、フォントやソフトの違いでレイアウトが変わることがあります。

PDFが向いている場面

履歴書、契約書の最終版、請求書、説明書、スキャン資料など、相手に同じ見た目で読んでもらいたい文書はPDFが便利です。印刷や保存にも向いています。

実用的な使い分け

作成・修正段階ではWordを残し、提出・共有時にはPDFを書き出すのが安全です。元ファイルを保管しておけば、後から内容を直すこともできます。

まとめ

どちらが優れているかではなく、文書の段階によって選ぶのが大切です。編集中はWord、完成版はPDFが基本です。

迷ったときの考え方

相手に「編集してほしい」ならWord、「そのまま見てほしい」ならPDFと考えると迷いにくくなります。たとえば社内レビューではWord、顧客への正式送付ではPDFという使い分けが自然です。

両方を残すのが安全

最終版をPDFにしたあと、Wordファイルを削除してしまう人がいますが、これはあまりおすすめできません。後日、日付や金額、担当者名を少し直したくなったとき、PDFだけだと修正が面倒になります。元のWordを残し、PDFは提出用として保存するのが実務では扱いやすい方法です。

変換後の確認

WordからPDFに変換したら、必ずページ数、改行、画像位置、表の崩れを確認しましょう。特に契約書や申請書では、1ページずれただけでも見た目が悪くなったり、署名欄が分かりにくくなったりします。